- Vì sao doanh nghiệp cần hợp thức hóa lao động?
- 6 bước triển khai: hồ sơ – quy chế – payroll – BHXH
- Những lỗi hay gặp & cách phòng tránh
Vì sao cần hợp thức hóa lao động?
Hợp thức hóa lao động là quá trình chuẩn hóa hồ sơ và vận hành nhân sự để đồng bộ giữa HĐLĐ, chấm công, bảng lương, BHXH và thuế TNCN. Khi doanh nghiệp mở rộng nhanh hoặc có nhiều lao động theo ca, việc thiếu hoặc sai hồ sơ thường dẫn đến rủi ro kiểm tra và tranh chấp.
Quy trình 6 bước (thực tế triển khai)
Bước 1: Khảo sát hiện trạng
Thu thập HĐLĐ, phụ lục, quy chế, bảng lương, dữ liệu BHXH, quy trình chấm công – đối soát.
Bước 2: Phân loại rủi ro
Nhóm rủi ro thường gặp: cấu trúc lương không rõ, phụ cấp tính BHXH chưa phù hợp, chấm công thiếu chứng từ, thiếu nội quy/quy chế.
Bước 3: Chuẩn hóa HĐLĐ & phụ lục
Đồng bộ điều khoản lương thưởng, KPI, thời giờ làm việc, thử việc và trách nhiệm.
Bước 4: Thiết lập nội quy – quy chế
Nội quy lao động, quy chế lương thưởng, quy trình kỷ luật, quy trình chốt công tuần/tháng.
Bước 5: Chuẩn hóa payroll & thuế TNCN
Thiết kế quy trình tính lương, đối soát, khấu trừ; đảm bảo dữ liệu nhất quán để quyết toán.
Bước 6: Rà soát BHXH & bàn giao checklist
Đối chiếu mức đóng, biến động tăng/giảm; bàn giao checklist lưu trữ hồ sơ.
Lỗi hay gặp và cách phòng tránh
- Thiếu hồ sơ nền tảng: HĐLĐ, quyết định, nội quy → cần chuẩn hóa mẫu và quy trình lưu trữ.
- Chấm công – bảng lương không khớp → cần quy trình chốt tuần/tháng và đối soát rõ ràng.
- Cấu trúc lương không giải trình được → cần mô tả KPI, phụ cấp, phúc lợi minh bạch.
