Nội dung chính
- Vì sao cần checklist hồ sơ?
- Nhóm hồ sơ bắt buộc và hồ sơ khuyến nghị
- Cách lưu trữ để dễ đối soát
Vì sao doanh nghiệp cần checklist hồ sơ nhân sự?
Khi cơ quan quản lý hoặc đối tác kiểm tra, doanh nghiệp thường bị “kẹt” vì hồ sơ rời rạc: hợp đồng thiếu phụ lục, chấm công không có căn cứ, bảng lương không nhất quán với BHXH. Checklist giúp bạn chủ động rà soát và chuẩn hóa.
Nhóm hồ sơ nền tảng
- HĐLĐ & phụ lục: HĐLĐ, phụ lục điều chỉnh lương/KPI, quyết định tăng lương.
- Quy chế – nội quy: nội quy lao động, quy chế lương thưởng, quy trình kỷ luật, quy trình chấm công.
- Chấm công – bảng lương: bảng chấm công, bảng lương, phiếu lương, chứng từ chi trả.
- BHXH: hồ sơ tham gia, biến động, đối soát mức đóng theo từng giai đoạn.
- Thuế TNCN: chứng từ khấu trừ, đăng ký người phụ thuộc (nếu có), quyết toán theo kỳ.
Nhóm hồ sơ khuyến nghị để “dễ giải trình”
- JD/ mô tả công việc; biên bản đánh giá KPI/hiệu quả.
- Quy trình onboarding và đào tạo an toàn (nếu làm sản xuất).
- Biên bản bàn giao công việc, kỷ luật, thưởng – phạt.
Tip: Nếu bạn có nhiều lao động theo ca ở khu công nghiệp, hãy đồng bộ quy trình chốt công tuần/tháng để giảm lỗi đối soát. Bạn có thể tham khảo thêm mô hình ứng lương theo tuần.
Cách lưu trữ để dễ đối soát
- Chia theo tháng/kỳ chốt: chấm công → bảng lương → chứng từ chi → BHXH/thuế.
- Lưu “đường dẫn chứng cứ” trong bảng đối soát (file, folder, người phụ trách).
- Thiết lập audit log khi chỉnh chấm công hoặc dữ liệu lương (đặc biệt nếu dùng phần mềm).
Nếu bạn muốn Workfast hỗ trợ rà soát theo tình trạng thực tế, hãy xem dịch vụ hợp thức hóa lao động.
